Jak powinna wyglądać skuteczna strategia windykacji należności w Twojej firmie?

Otrzymywanie zapłaty na czas ma ogromne znaczenie dla utrzymania płynności finansowej firmy. Gdy faktura jest przeterminowana z każdym dniem rośnie prawdopodobieństwo, że nigdy nie otrzymasz za nią zapłaty. By do tego nie dopuścić, zadbaj o finanse dzięki odpowiedniej strategii windykacji należności od klientów. 

Badanie dotyczące nieterminowości klientów przeprowadzone przez Coface wykazało, że średnie opóźnienia płatności wynoszą 56,7 dni. Jest to poważny problem dla właścicieli firm. Odzyskiwanie płatności jest czasochłonne i często oznacza spacer po cienkiej linie: musisz być stanowczy wobec swoich dłużników, jednocześnie dbając o relacje.

Czytaj dalej, jeśli chcesz dowiedzieć się jak zbudować skuteczną strategię pobierania należności, uniknąć niezapłaconych faktur i usprawnić swój proces windykacji.

Pogoń za niezapłaconymi fakturami - dlaczego warto zadbać o strategię windykacji należności?

Zespoły finansowe są zwykle na pierwszej linii w procesie pobierania należności. Często brakuje im czasu i zasobów, aby skupić się na czymś więcej niż tylko na najpilniejszych kwestiach. Chociaż zajęcie się naglącymi sprawami ma sens, często oznacza zaniedbywanie faktur bardziej zaległych, ale na niższe kwoty lub opóźnianie działania w sprawach ważnych, ale mniej pilnych. Przez to z czasem stają się one znów bardzo pilne i ważne. To błędne koło. Dodatkowo, jeśli weźmiemy pod uwagę całość, to mniejsze faktury mogą ostatecznie stanowić znaczną sumę.

Brak wewnętrznej strategii procesu windykacji, zapomniane faktury i źle płacący klienci to zagrożenia, które wpływają na płynność finansową i szybko przekładają się na problemy z przepływem gotówki.

Systematyczne procesy windykacji mogą być trudne do wdrożenia, ponieważ narzędzia księgowe i rozliczeniowe są zwykle słabo przystosowane do śledzenia opóźnionych należności. W tym celu warto wykorzystać Instapay - aplikację do zarządzania płatnościami, która pozwala nie tylko zarządzać finansami, ale także na bieżąco monitorować stan Twoich faktur, dzięki czemu wiesz czy klient zapłacił na czas. 

Poznaj swoich spóźnionych klientów - dlaczego nie płacą?

Istnieją 3 typy spóźnialskich klientów, oto jak ich identyfikować*:

1. Klient, który rzeczywiście zapomina

   • Ten klient często mówi: „Przepraszam, nawet nie zdawałem sobie sprawy, że to problem. Rozwiążmy go jak najszybciej”.

   • To dobry klient. Często wystarczy jedno przypomnienie, by zapłacił.

2. Wiecznie spóźniony klient

   • Ten klient często mówi: „O, to prawda. Przepraszam. Osoba odpowiedzialna jest na wakacjach i zapłacimy, gdy wróci”

   • Jest to często technika opóźniania, ponieważ firma ma problemy z przepływem środków pieniężnych.

   • Jeśli wymówki są normą podczas rozmowy z tym klientem, zdecyduj, czy chcesz zatrzymać go jako klienta na dłużej, zastanów się nad zmianą strategii, skróceniem procesów płatności lub przedpłatą. Takiego klienta trzeba monitorować na bieżąco i działać szybko.

3. Ten, który nigdy nie płaci

   • Ten klient często mówi: „Twoja usługa jest beznadziejna i nie zamierzam za to płacić” lub „Mamy inne zobowiązania, które w tej chwili są dla nas ważniejsze”.

   • O ile twoja usługa nie jest naprawdę do bani, ci klienci i tak nigdy Ci nie zapłacą i prawdopodobnie będą traktować innych dostawców w ten sam sposób. Naucz się je wcześnie identyfikować i nie robić z nimi interesów.

   • Dzięki strategii windykowania należności, masz większe szanse na wczesne zidentyfikowanie tego typu płatników. 

Tutaj przydaje się Instapay. Nasz system wysyła automatyczne, ale spersonalizowane powiadomienia i zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci przejąć kontrolę nad finansami Twojej firmy. 

Twoja własna strategia money collection

Oto jaki powinien być efektywny proces windykacji gotówki:

Systematyczny

Wystawiłeś fakturę? Wyślij powiadomienie. Zbliża się termin wymagalności? Wyślij powiadomienie. Klient się spóźnia z płatnością? Wyślij powiadomienie. To oczywisty fakt, ale firmy często zapominają o skuteczności tej prostej czynności lub nie mają czasu by to robić.

Systematyczne powiadomienia o płatności, rozwiążą sporo problemów z money collection, ponieważ większość klientów chce zapłacić – po prostu zapomnieli i potrzebują przypomnienia. Instapay wysyła automatyczne sekwencje spersonalizowanych powiadomień do Twoich klientów. Ty w tym czasie możesz skupić się na naprawdę trudnych przypadkach, które wymagają bezpośredniego kontaktu. 

Potrzebujesz pomocy w pisaniu skutecznych powiadomień e-mail? Zobacz i pobierz nasze darmowe szablony gotowe do użycia.

Systematyczne wysyłanie przypomnień pomoże Ci zidentyfikować problematycznych klientów. Ignorują Twoje powiadomienia? Teraz możesz to wiedzieć. I odkryć, kim są i jakie mają podejście. Nie musisz tracić czasu na zastanawianie się, którzy wymagają szczególnej uwagi i z którymi nie warto prowadzić dalszych interesów.

Spersonalizowany

Skuteczne przypomnienia uwzględniają kontekst biznesowy. Główna przyczyna nieterminowości może się różnić w zależności od klienta, kwoty czy metod płatności. W powiadomieniu uwzględnij sytuację biznesową i szczegóły dot. transakcji oraz klienta. W ten sposób prawdopodobnie będziesz mieć większy wpływ na klientów i na to, kiedy postanowią Ci zapłacić.

Firmy często popełniają błąd i zapominają o personalizacji przekazu. Wysyłają bezosobowe i niedokładne wiadomości e-mail, które nie odzwierciedlają relacji z klientem. Zwykle takie wiadomości są po prostu ignorowane, a w gorszym wypadku mogą zaszkodzić relacjom.

Spersonalizuj swoje przypomnienia, aby skuteczniej trafić do klienta i szybciej rozwiązać problemy z opóźnieniami w płatnościach. Użyj narzędzia do zarządzania należnościami, które usystematyzuje Twój proces. W Instapay stworzysz całe sekwencje spersonalizowanych powiadomień, które wyślą się automatycznie, kiedy tylko chcesz.

Oparty na współpracy

Dobra strategia to nie tylko odzyskiwanie należności, ale również dbałość o relacje. W swojej komunikacji pamiętaj o współpracy i proaktywnej postawie, dzięki czemu określisz, dlaczego klient nie płaci, jednocześnie utrzymując dobre relacje. Powodów, dla których klient jeszcze nie zdecydował się zapłacić może być wiele, na przykład:

• Jeśli problem dotyczy procesu rozliczeniowego, np. wysłania faktury do niewłaściwej osoby lub braku wymaganych informacji, możesz szybko rozwiązać problem i zaktualizować dane, aby uniknąć takiej sytuacji w przyszłości.

• Jeśli problem ma charakter techniczny, na przykład klient nie jest w stanie zapłacić, możesz zaoferować mu nową metodę płatności i upewnić się, że jest ona dołączona do faktury w przyszłości np. płatność ratalna.

• Jeśli opóźniają płatność z powodu złej obsługi lub problemów z produktem, porozmawiaj z zespołem sprzedaży, aby lepiej zrozumieć zachowanie klienta i rozwiązać problem.

• Jeśli opóźniają płatność z powodu problemów finansowych, zaproponuj plan płatności i dostosuj w przyszłości warunki oraz proces rozliczeniowy.

Wychodząc swoim klientom naprzeciw pokażesz, że są dla Ciebie ważni i zbudujesz lepszą relację biznesową, dzięki czemu wrócą po Twoje produkty czy usługi w przyszłości.

Kompleksowy i zespołowy

Przy planowaniu swojej strategii, pamiętaj o zaangażowaniu całego zespołu finansowego. Aby Wasze działania były spójne oraz skuteczne, jasno określ rolę każdego pracownika i wyznacz zadania, za które będą odpowiedzialni. Utrzymuj swój zespół na bieżąco. Również z terminami powiadomień, aby zapewnić uporządkowaną komunikację z klientami i upewnić się, że każdy pracownik ma jasny obraz sytuacji.

Zaangażowanie całego zespołu finansowego, który rozumie proces oraz swoją rolę, to przepis na sprawną windykację, która oszczędza czas i pieniądze. A posiadanie spójnej komunikacji pomaga uniknąć zbędnych zadań i zmniejsza ryzyko kosztownych błędów.

Oparty na danych

Aby Twoja strategia windykacji była skuteczna musisz mieć stały dostęp do aktualnych danych. Ilu klientów zalega z płatnościami? Kto jest Twoim największym dłużnikiem? Która faktura jest najbardziej przeterminowana? Jeśli monitorujesz płatności za pomocą arkusza kalkulacyjnego, kontrolowanie należności może być czasochłonne i podatne na błędy. Uzupełnianie tabelek w excelu i wyszukiwanie informacji o zaległościach to strata czasu dla Ciebie oraz Twojego zespołu finansowego. Dane mogą być przez przypadek usunięte, zaktualizowane w złym miejscu czy przeoczone.

To ważne, aby na bieżąco zarządzać płatnościami, mając podgląd na istotne dane. W Instapay widzisz wszystkie potrzebne informacje w czasie rzeczywistym w przejrzystym panelu analitycznym - ile gotówki pobrałeś już w tym miesiącu, na ile zalegają Twoi klienci i ile jeszcze powinieneś otrzymać. Masz pełen przegląd historii transakcji, zmian i działań. 

Budowanie skutecznej strategii windykacji - podsumowanie

Windykacja należności może być kosztownym i czasochłonnym procesem dla Twojego zespołu finansowego. Usystematyzowanie fakturowania i płatności za pomocą odpowiednich narzędzi i komunikacji może znacznie skrócić czas spędzany na tych zadaniach i usprawnić proces money collection. 

Agresywne i bezosobowe strategie powiadamiania, takie jak nieustanne automatyczne przypomnienia o płatnościach i agencje windykacyjne, mogą zniszczyć relacje z klientami. Bardziej efektywny proces to połączenie automatyzacji z personalizacją, dzięki czemu oszczędzasz czas i poprawiasz relacje z klientami.

W Instapay zapewniamy rozwiązania, które pomogą Ci stworzyć usprawniony i spersonalizowany proces windykacji, który oszczędza czas Twojego zespołu. Umów się na konsultację z naszym ekspertem lub zarejestruj się i zyskaj 14 dni na testowanie zupełnie za darmo!

*Inspirowane fragmentem książki “Financial Foundations: Entrepreneur's Guide to Becoming a Builder”