5 błędów w windykacji należności, których powinieneś unikać

Bez specjalistycznej wiedzy proces windykacji w Twojej firmie może być nieefektywny. Wiele firm zmaga się z niedoborem personelu, co w konsekwencji prowadzi do błędów i odkładania zadań na później. Pracownikom brakuje czasu na weryfikację klientów, a firmy często zapominają o odpowiedniej komunikacji. Na szczęście są to problemy, przed którymi można się ustrzec.

Z naszego doświadczenia wynika, że istnieje 5 typowych błędów, które firmy popełniają w swojej strategii windykacyjnej. Sprawdź czy Tobie też się zdarzają i jak możesz ich uniknąć.

1. Zbyt mało ludzi na pokładzie 

Jednym z najczęstszych problemów w działach finansowych jest niedobór personelu. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw, gdzie przytłaczająca liczba zadań jest rozdzielana między kilka osób. Pracownicy mają zwykle za dużo na głowie, przez co tkwią po uszy w żmudnych zadaniach administracyjnych, śledzeniu zaległych płatności i kontaktach z klientami.

Niedobór personelu zwiększa ryzyko błędów. Część zadań jest odkładana na później lub zupełnie pomijana. Może to powodować następujące problemy:

• Zmniejszony przepływ środków pieniężnych

• Niska efektywność pobierania należności

• Niezadowolenie pracowników

• Czas zmarnowany przez błędy

Nowoczesne narzędzia do zarządzania płatnościami, takie jak Instapay, pomagają firmom zautomatyzować powtarzalne zadania i zmniejszyć ilość ręcznego wysiłku potrzebnego do obsługi faktur i przelewów. Dzięki temu nawet mały zespół finansowy może pracować efektywniej.

2. Przyjmowanie wszystkich klientów  

Trudno oprzeć się świadczeniu usług każdemu, kto do nas trafi. Firmom niełatwo jest odmówić sobie kolejnego klienta, szczególnie jeśli się rozwijają i dopiero budują bazę swoich kontrahentów. Bez odpowiedniej weryfikacji może okazać się to zgubne. Istnieje duże ryzyko, że niesprawdzony nabywca nigdy nie zapłaci. Niestety, zespoły finansowe często przeciążone ilością zadań, nie mają czasu na ocenę każdego potencjalnego klienta.

To kolejny obszar, w którym automatyzacja procesu płatności może się opłacić. Chociaż system do zarządzania należnościami nie przeprowadzi weryfikacji tak dokładnie jak człowiek, może jednak pomóc szybko odnaleźć historię klienta lub pomóc go zweryfikować. A jedną z jego kluczowych zalet jest to, że wyręcza on pracowników w powtarzalnych zadaniach. Dzięki temu mogą skoncentrować się na ważniejszych czynnościach, właśnie takich jak weryfikacja. Pozwól aplikacji zająć się typowymi zadaniami, podczas gdy Twój zespół skoncentruje się na badaniu klientów i komunikacji.

3. Zapominanie o przypomnieniach 

Kolejny powszechny błąd to zwlekanie lub długi brak kontaktu z klientami, gdy ich płatności są zaległe. To wszechobecny problem, który dotyka nawet większe firmy z wewnętrznymi zespołami windykacyjnymi. Wynika to (znowu) z przepracowania i niedoboru personelu, lub niechęci do takich rozmów. Łatwo zapomnieć o kontaktach z klientami, jeśli pracownicy są przepracowani. Warto jednak o tym pamiętać, ponieważ przy opóźnionych płatnościach, relacje z klientem mają kluczowe znaczenie.

Powiadomienia są niezbędne, jeśli chcesz otrzymywać płatności w terminie. To jeden z obszarów, w którym rozwiązania do automatyzacji mogą okazać się strzałem w dziesiątkę. W Instapay stworzysz całe sekwencje spersonalizowanych powiadomień, aby automatycznie wysyłać klientom przypomnienia lub inne komunikaty – wszystko za pośrednictwem jednej aplikacji.

4. Brak narzędzi do monitorowania płatności 

Przedsiębiorcy często nie doceniają znaczenia narzędzi do windykacji należności. To błąd, którego kosztem mogą być kolejne niezapłacone faktury, które w konsekwencji prowadzą do utraty płynności finansowej. Mając w swoich rękach rozwiązanie do zarządzania należnościami, zespół finansowy może skutecznie dbać o terminowość klientów. Płatności na czas powinny być jednym z priorytetów w Twojej firmie! Źle funkcjonujący zespół ds. należności bezpośrednio wpływa na wynik finansowy.

Ponownie, tutaj także rozwiązaniem jest inwestycja w nowoczesne narzędzia do zarządzania płatnościami, które umożliwią wydajny proces money collection. Instapay - oprogramowanie do monitorowania należności ułatwia i usprawnia proces, dzięki czemu klienci płacą szybciej.

5. Oczekiwanie na koniec roku podatkowego 

Niektóre działy księgowości czekają na zakończenie okresu rozliczeniowego nawet do końca roku podatkowego. Jeśli chodzi o ściąganie należności, nie jest to bardzo zła strategia. Jednak czekanie do końca roku na uregulowanie wszystkich faktur to ogromne ryzyko.

Windykacją należności należy zajmować się przez cały rok, aby zadbać o płynność finansową swojej firmy. Nie chodzi tu nawet o żadne systemy czy specjalne techniki windykacji - jest to po prostu kwestia przetrwania i utrzymania się na rynku. Nie czekaj, aż skrępują Cię terminy na koniec roku. Zarządzaj swoimi fakturami na bieżąco.

Zadbaj o to, aby być o krok przed klientami. A gdy płatności są zaległe, skup się na odpowiedniej komunikacji. Ustal strategię radzenia sobie ze spóźnialskimi i nie zwlekaj, gdy pojawią się problemy. To przepis prosty i skuteczny, który w efekcie da Ci lepszą płynność finansową.

Aby uzyskać pomoc w zarządzaniu tymi procesami w Twojej firmie, umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem! Nasza aplikacja do zarządzania płatnościami może być tym, czego potrzebujesz, aby wyeliminować nieefektywność w procesie windykacji.

Zarejestruj się już dziś i przetestuj Instapay przez 14 dni zupełnie za darmo!