4 najczęstsze wymówki klientów, które usłyszysz w odpowiedzi na powiadomienia o płatności i jak sobie z nimi radzić?

Nieterminowe płatności od klientów to problem aż 80% polskich firm. Jednym z najprostszych sposobów na przeciwdziałanie spóźnialskim klientom, jest wysyłanie powiadomień e-mail. Często klienci starają się znaleźć wymówkę, aby uniknąć lub przeciągnąć termin płatności. Zazwyczaj próbują wymigać się na jeden z czterech sposobów:

• Twierdzą, że nie otrzymali faktury.

• Potwierdzają, że otrzymali fakturę i zaplanowali płatność wkrótce.

• Mówią, że nie mogą zapłacić faktury.

• Oświadczają, że faktura została zapłacona.

Być może spotkałeś się już z taką reakcją klienta lub dopiero będziesz musiał się z nią zmierzyć. Jak reagować na takie wiadomości, zachowując przy tym dbałość o relacje?

Jeśli twierdzą, że nie otrzymali faktury

W większości przypadków wygląda to na wymówkę. Może się jednak zdarzyć, że klient rzeczywiście nie dostał od Ciebie wiadomości. Faktura/przypomnienie e-mail mogło trafić do spamu, ktoś zapomniał je wysłać albo klient zmienił adres e-mail bez Twojej wiedzy. 

W takiej sytuacji najlepiej bezpośrednio wyjaśnić sytuację z klientem i zweryfikować poprawność wszystkich danych do faktury. Warto zachować proaktywną postawę i pokazać, że chcesz tę sprawę rozwiązać z dbałością o komfort klienta. Zachowaj równowagę - bądź stanowczy, ale pamiętaj o uprzejmości. Często, aby doprowadzić sprawę do końca i otrzymać swoje należności, będziesz musiał wielokrotnie kontaktować się z klientem. 

By zwiększyć możliwości weryfikacji, czy rzeczywiście faktura dotarła i osoba odpowiedzialna wysłała ją prawidłowo możesz wyposażyć się w systemy, które sprawdzają poprawność adresu e-mail i zwracają informacje o otworzeniu wiadomości z fakturą. To upewni Cię, czy klient jest wobec Ciebie szczery. 

Jeśli twierdzą, że już zapłacili

Na początku zawsze upewnij się dwa razy czy klient nie uregulował płatności, zanim wyślesz mu powiadomienie. Jeśli się zdarzy, że zapłacił, to nie chce być ponaglany. Nowoczesne systemy, jak Instapay, pomagają łatwo zorientować się w sytuacji płatniczej klienta. Jeśli sprawdziłeś, a klient wciąż utrzymuje, że już zapłacił, pamiętaj żeby sprawdzić czy przelew rzeczywiście dotarł. 

Niektórzy niestety wykorzystują opóźniony czas transferów jako wymówkę, aby kupić sobie trochę czasu i opóźnić dokonanie zapłaty. I chociaż dobre relacje są ważne, nie należy pozwalać klientom na dyktowanie własnych harmonogramów płatności lub domaganie się przedłużeń terminu wymagalności.

Dobrzy usługodawcy starają się zachować jak najbardziej partnerskie podejście. Jeśli masz powody, by sądzić, że to tylko wymówka, zaoferuj pomoc w rozwiązaniu problemu. Przekaż w jaki sposób może zapłacić i jeśli to konieczne, zaoferuj specjalny plan na spłatę zadłużenia. Twój klient boryka się z problemami z płynnością finansową? Tego typu podejście może być mile widziane, a klient zrewanżuje się w przyszłości.

Jeśli twierdzą, że nie mogą zapłacić faktury

Jeśli klient nie może zapłacić, pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z nim i zrozumienie problemu. W takiej sytuacji warto zaoferować spersonalizowany plan płatności, który ułatwi spłatę zadłużenia wobec Twojej firmy.

Może się zdarzyć, że Twój klient ma problemy techniczne ze swoim bankiem i nie może dokonać płatności na czas. W takich okolicznościach ważna jest współpraca, ponieważ warto walczyć o utrzymanie dobrych relacji biznesowych, jeśli brak płatności wynika z sytuacji niezależnej. Pytając klienta, dlaczego nie może zapłacić faktury i pracując nad rozwiązaniem problemu, możesz lepiej dostosować swoje usługi do sytuacji.

Jeśli ignorują Twoje powiadomienia

W takim przypadku musisz być stanowczy. Warto wtedy rozważyć wysłanie powiadomienia w innej formie np. sms lub całkowicie zmienić ton e-maila. Jeśli to nie zadziała, należy wykonać telefon. Ostatecznością jest zablokowanie usługi. Po uprzedzeniu i braku współdziałania ze strony klienta, masz prawo zaprzestać świadczenia pracy. Może to niestety oznaczać koniec relacji biznesowych z tym klientem. Należy sobie jednak odpowiedzieć na pytanie, czy z takimi klientami warto prowadzić dalsze interesy? Tracisz czas i siły na obsługę nierzetelnego klienta, a w tym czasie mógłbyś pozyskać dwóch lepszych. 

Dla dobra Twojej płynności finansowej lepiej odpuścić sobie takich klientów. 

Jak automatyzacja ułatwia powiadamianie

Oprogramowanie do automatyzacji płatności może znacznie usprawnić proces powiadamiania o należnościach. Twój dział finansowy będzie działać efektywniej dzięki usprawnieniu zadań, które do tej pory były wykonywane ręcznie. 

Zautomatyzowany system przypominania o płatnościach to skuteczny sposób na poprawę efektywności Twojej windykacji. To również szansa na poprawę relacji z klientami, dzięki spersonalizowanym przypomnieniom i oferowaniu różnych metod dokonywania płatności.

Automatyzacja to szybsze odzyskiwanie należności

Usprawnienie procesu powiadamiania poprzez wykorzystanie zautomatyzowanych narzędzi do obsługi płatności, to najlepszy sposób na skuteczną windykację. Jeśli Twoi klienci często nie płacą na czas, zastanów się, jak Twój dział finansowy radzi sobie z nieterminowością i ile czasu poświęca na czynności związane z procesem “money collection”. Twoja firma marnuje codziennie wiele godzin na nieefektywne, ręczne zadania? Zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania windykacją należności, takie jak Instapay, może być właśnie tym, czego potrzebujesz.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z automatyzacji dla Twojej firmy lub zarejestruj się i przetestuj Instapay przez 14 dni zupełnie za darmo!