Jak rozpoznać i ustrzec się przed nieuczciwym kontrahentem?

Dla wielu firm nowy klient oznacza nowe możliwości. Zdarza się jednak, że niezweryfikowany kontrahent to źródło kłopotów i zatorów płatniczych. Trafiłeś kiedyś na nieuczciwego klienta, a jego niewypłacalność przysporzyła Twojej firmie problemów z płynnością finansową? Możesz się przed tym ustrzec, jeśli zwrócisz uwagę na pewne zachowania, zanim przystąpisz z nim do współpracy. Warto również sprawdzić potencjalnego kontrahenta w rejestrach, dzięki czemu oszczędzisz sobie przyszłych problemów.

Dlaczego warto zweryfikować kontrahenta?

Wejście we współpracę z nowym klientem to ryzyko. W końcu nie wiemy o nim za wiele, a często transakcje mogą opiewać na duże kwoty. To stanowi pokusę dla oszustów. Wykorzystują długie terminy wymagalności i brak dostatecznej skuteczności polskiego prawa, jeśli chodzi o ściąganie należnych długów. Warto zatem sprawdzić potencjalnego klienta zawczasu - przed podpisaniem umowy, zamiast martwić się zatorem płatniczym po szkodzie.

Oto sygnały, które mogą wskazywać, że masz do czynienia z nieuczciwym kontrahentem:

Nieuczciwy klient - sygnały, które mogą o tym świadczyć

Unika kontaktu w formie pisanej

Już sama forma kontaktu powinna dać Ci do myślenia. Jeśli kontaktujecie się przez telefon, pamiętaj, aby zawsze potwierdzać mailowo to, co ustaliliście. Klient unika formy pisanej? Chce rozmawiać tylko przez telefon? Tłumaczy się, że nie ma czasu na pisanie maili? W tym momencie, powinna zapalić Ci się czerwona lampka. Być może masz do czynienia z nieuczciwym klientem. Pamiętaj, że wszelkie pisemne wiadomości mogą stanowić dowód na drodze sądowej, a ustalenia są łatwiejsze do zweryfikowania.

Gra na zwłokę

Masz wrażenie, że Twój kontrahent coś ukrywa i próbuje grać na zwłokę? Ciągle obiecuje, że zajmie się kwestią Waszej współpracy, ale ostatecznie tego nie robi? Natarczywie wykręca się urlopami i wakacjami pracowników, czy członków zarządu? Takie zachowanie również powinno wzbudzić Twoje wątpliwości, jeśli chodzi o kwestię jego uczciwości. Kiedy przyjdzie moment zapłaty należności, prawdopodobnie będzie stosował te same wybiegi i wymówki, a Ty możesz nie doczekać się pieniędzy.

Nieustępliwie dąży do usunięcia z umowy sankcji za jej niedotrzymanie

Negocjujecie warunki umowy, ale Twojego klienta interesują wyłącznie punkty dot. jej niedotrzymania? Za wszelką cenę stara się przeforsować postanowienia korzystne wyłącznie dla swojej strony? To również powinno obudzić Twoją czujność. Uczciwy kontrahent skupi się na warunkach jej realizacji, a nie na usunięciu zapisów o karze finansowej czy sankcjach za ich niespełnienie.

Źle traktuje klientów lub pracowników

Ostatnia kwestia, o której często się zapomina, a może mieć istotne znaczenie w tej kwestii, jest traktowanie innych klientów czy pracowników przez kontrahenta. Jeśli zauważamy, że sam nie odnosi się do nich z szacunkiem, na próżno oczekiwać, że nas ostatecznie potraktuje lepiej. Przed rozpoczęciem współpracy, warto pytać innych o ich doświadczenia z danym kontrahentem. Bardzo pomocne mogą być w tej kwestii fora internetowe czy grupy na Facebooku. 

Jak ustrzec się przed nieuczciwymi klientami? - przeczytaj opinie w internecie

W dzisiejszych czasach bardzo pomocnym źródłem weryfikacji potencjalnego kontrahenta może być internet. Samo wpisanie nazwy firmy w Google może nam o niej dużo powiedzieć. Bardzo często klienci dzielą się swoimi opiniami i doświadczeniami z danym kontrahentem. Należy być jednak czujnym i sprawdzać wiarygodność takich opinii. Pozytywne wpisy mogą pochodzić np. od znajomych, a negatywne być sprawką konkurencji. 

Z reguły negatywne doświadczenia generują więcej emocji, dlatego klienci częściej zostawiają opinię, jeśli coś im się nie spodobało. Ważne, aby nie traktować opinii w internecie, jako głównego wyznacznika swojego osądu.

Weryfikacja wiarygodności w rejestrach

Wiele informacji dot. swojego kontrahenta znajdziesz w bezpłatnych rejestrach publicznych, dzięki którym dowiesz się np. czy zarejestrował działalność gospodarczą albo czy jest podatnikiem VAT. Zwykle do przeprowadzenie takiej weryfikacji, wystarczą Ci podstawowe dane. Oto lista rejestrów i jakie informacje możesz dzięki nim uzyskać:

• Centralna Ewidencja I Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej? Do wyszukiwarki wystarczy wpisać jego numer NIP lub REGON, albo imię i nazwisko. Dzięki temu sprawdzisz np. jak długo firma jest na rynku, czy jej działalność jest stabilna oraz uzyskasz informacje o jej upadłości.

• Krajowy Rejestr Sądowy

W tym miejscu sprawdzisz spółki prawa handlowego (spółka jawna, akcyjna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością). Wyszukasz tu firmy po numerach NIP, REGON czy KRS, a także nazwie czy miejscowości. W rejestrze KRS sprawdzisz np. informacje o wszczęciu postępowania likwidacyjnego, podziale, połączeniu czy datach złożenia sprawozdań finansowych.

• Rejestr Gospodarki Narodowej - REGON

W REGON możesz znaleźć informacje dot. spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (są tam tylko informacje o wspólnikach).

• Wykaz podatników VAT - Biała lista

W tym rejestrze zweryfikujesz status podatkowy swojego kontrahenta. Do wyszukiwarki wpisujesz jego numer konta, NIP lub REGON. Uzyskasz tu informację czy jest czynnym podatnikiem VAT lub czy nim był w interesującym Cię okresie. Znajdziesz także zarejestrowany numer rachunku bankowego, na który bezpiecznie wpłacisz należności.

Pamiętaj, że wpłata kwoty powyżej 15 tys. zł na numer rachunku, NIE znajdujący się na “Białej liście”, może narazić cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe, które wynikają z transakcji.

• Informacje o kontrahencie z urzędu skarbowego

W Urzędzie Skarbowym dowiesz się czy Twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki, dzięki czemu ograniczysz ryzyko współodpowiedzialności za jego zaległości podatkowe. Na wniosek możesz uzyskać np. informacje czy zalega on z płatnościami podatków. W tym wypadku musisz być jednak stroną transakcji, dlatego nie możesz sprawdzić np. potencjalnego kontrahenta.

Sprawdź czy klient ma długi

Jeśli chcesz zweryfikować swojego przyszłego kontrahenta, warto sprawdzić jego wypłacalność. W tym celu możesz wykorzystać:

• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

Prowadzony przez KRS, Rejestr Dłużników Niewypłacalnych to państwowa instytucja, do której dłużnicy są wpisywani na podstawie orzeczenia sądu. Dłużników znajdziesz tu za pomocą numeru RDN, jeśli go nie znasz musisz złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS.

• Biura Informacji Gospodarczej (BIG)

Dane na temat wypłacalności swoich kontrahentów znajdziesz również w biurach prowadzonych przez prywatne podmioty. Ich usługi są płatne, pozwalają jednak uniknąć przyszłych problemów z zadłużonymi kontrahentami. Oto najpopularniejsze komercyjne rejestry dłużników, funkcjonujące w Polsce:

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor),

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,

• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,

• KBIG - Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,

• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych.

Podsumowanie

Jeśli zyskałeś możliwość współpracy z nowym klientem, bezpiecznie jest zastosować zasadę ograniczonego zaufania. Szczególnie, jeśli zlecenie opiewa na wysokie sumy. Zwróć uwagę na sygnały, które możesz zaobserwować już na wczesnym etapie prowadzenia interesów. Aby uniknąć przyszłych kłopotów z nieuczciwymi kontrahentami, warto sprawdzić ich działalność np. w internecie, dzięki opiniom czy rejestrom, które pozwalają uzyskać przydatne informacje o wypłacalności lub zastosować system rozliczania transzowego, bądź przedpłaty. 

Sprawdzasz kontrahenta? Instapay pomoże Ci zająć się płatnościami

Kiedy Ty i Twój zespół finansowy zajmujecie się weryfikacją potencjalnych klientów, Instapay automatyzuje pracę związaną z zarządzaniem finansami:

• łączy przelewy z fakturami - nie musisz co chwilę sprawdzać czy klient zapłacił,

• wysyła spersonalizowane sekwencje powiadomień - pomaga w “miękkiej” windykacji, 

• zapewnia potrzebne dane w przejrzystym panelu analitycznym - w jednym miejscu widzisz wszystkie liczby, które pomogą Ci skutecznie kontrolować finanse.

Zarejestruj się już teraz i zyskaj 14 dni na testowanie Instapay zupełnie za darmo. Masz pytania? Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem!