Krajowy System e-Faktur - co to jest i jak działa? Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z systemu do faktur KSeF. Jak na razie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Warto jednak już teraz wiedzieć, jak działa Krajowy System e-Faktur i czy Twoja firma jest na niego gotowa, ponieważ wkrótce korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.

Krajowy System e-Faktur - co to jest?

Wdrożony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur to program teleinformatyczny, w ramach którego przedsiębiorcy mogą przygotowywać, przechowywać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Początkowo w obrocie gospodarczym będą dopuszczalną formą dokumentowania transakcji obok faktury papierowej i elektronicznej.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to rodzaj dokumentu, który występuje w formacie xml, wyłącznie w formie elektronicznej i można go generować dzięki KSeF wraz z numerem identyfikującym ją w tym systemie.

Jak wystawić fakturę za pomocą KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić na dwa sposoby:

• dzięki darmowym narzędziom, które oferuje Ministerstwo Finansów,

• dzięki komercyjnym systemom do wystawiania faktur, które zintegrujesz z KSeF dzięki API.

Już niedługo łatwo wystawisz taką fakturę w Instapay. System automatycznie prześle ją do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jakich faktur nie wystawimy przez KSeF?

System nie pozwala na wystawienie faktury, która zawiera błędy lub posiada niekompletne dane. W takim wypadku po prostu ją odrzuca, a KSeF jej nie rejestruje i nie przypisuje numeru. Dlatego też w tym systemie nie wystawimy noty korygującej czy duplikatu, ponieważ zwyczajnie nie będzie takiej potrzeby.

W KSeF nie wystawimy również faktur VAT RR (przy nabywaniu płodów rolnych od rolnika ryczałtowego). Nie ma również możliwości wystawienia faktur za pomocą kasy fiskalnej oraz faktur pro forma.

Czy trzeba odbierać faktury ustrukturyzowane?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej wiąże się z koniecznością odebrania jej przez kontrahenta. Jeśli już teraz wystawisz taki rodzaj faktury, Twój nabywca musi wyrazić zgodę na jej otrzymanie przy użyciu systemu KSeF.

Oczywiście wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie wyklucza przekazania jej klientowi w inny sposób. Wręcz przeciwnie, jeśli kontrahent nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, należy przekazać mu ją w inny uzgodniony sposób, np. w formie papierowej. 

KSeF - dla kogo?

Korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur mogą:

• zarejestrowani czynni podatnicy VAT,

• osoby zwolnione z tego podatku,

• podatnicy, którzy prowadzą działalność w Polsce (działający wg specjalnej procedury unijnej OSS oraz posiadający NIP).

Krajowy System e-Faktur - od kiedy obowiązkowy?

Od 1 stycznia 2022 r. można dobrowolnie integrować się z Krajowym Systemem e-Faktur, nie jest to jednak obowiązkowe. Wiadomo jednak, że nie zawsze tak będzie. Od 1 stycznia 2024 roku za zgodą Rady Unii Europejskiej, fakturowanie poprzez KSeF będzie obowiązkiem każdego polskiego przedsiębiorcy. Jak podaje Ministerstwo Finansów, każdy kto postanowi korzystać z KSeF, będzie mógł skorzystać z dodatkowych bonusów podatkowych.

Krajowy System e-Faktur - korzyści dla przedsiębiorców

Już teraz przedsiębiorcy zastanawiają się czy nowe przepisy przyniosą im korzyści i ułatwią fakturowanie. Z jednej strony korzystanie z faktur ustrukturyzowanych wymaga podawania więcej informacji niż do tej pory i nie stanowi żadnego uproszczenia. Dla wielu oznacza również porzucenie faktur w formie papierowej i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą liczyć na:

• szybszy zwrot VAT - obecnie, przy wystawianiu standardowej faktury, trzeba czekać ok. 60 dni, dla korzystających z KSeF ma być to termin do 40 dni,

• faktury korygujące zmniejszające wystawiane w formie faktury ustrukturyzowanej rozliczane będą przez przedsiębiorców zawsze tym samym okresie rozliczeniowym,

• koniec z archiwizowaniem faktur - teraz zajmie się tym system.

Faktura ustrukturyzowana - już niedługo wystawisz ją w Instapay!

Jeśli szukasz systemu, który umożliwi Ci wystawianie faktur ustrukturyzowanych, już niedługo będziesz mieć taką możliwość w Instapay, a Twoja firma będzie gotowa na regulacje KSeF. To jednak nie wszystko. Z naszą aplikacją do zarządzania płatnościami odzyskasz kontrolę nad swoimi finansami i zautomatyzujesz powtarzalne procesy.

Porozmawiaj z nami bez zobowiązań lub zarejestruj się i zyskaj 14 dni na testowanie zupełnie za darmo!