Faktura pro forma a faktura VAT - czym się różnią?

Faktura pro forma jest dokumentem często spotykanym w obrocie gospodarczym. Mimo że łudząco przypomina fakturę VAT, nie jest dokumentem księgowym. Ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi podstawy opodatkowania. Warto jednak znać podstawy i to, kiedy wykorzystywać fakturę pro forma. 

• Czym jest faktura pro forma i czym różni się od faktury VAT? 

• Dlaczego firmy wystawiają faktury pro forma?

Faktura pro forma - co to jest?

Faktura pro forma istnieje w obrocie gospodarczym jako oferta handlowa lub informacja dla kupującego o kwocie i rodzaju przyszłych usług, towarów lub produktów. Jej wystawienie nie stanowi obowiązku, jest jedynie wyrazem woli przedsiębiorcy. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, dlatego:

• nie może być ujęta w księgach rachunkowych, 

• nabywca nie ma obowiązku zapłaty wskazanej na niej należności, 

• sprzedawca nie płaci na jej podstawie podatku VAT,

• klient nie może odliczyć sobie od niej VAT-u i wrzucić w firmowe koszty.

Może być jednak podstawą do wezwania do zapłaty lub informować kupującego o wymaganej zaliczce za wykonanie przyszłej usługi. 

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Przepisy nie regulują konkretnego terminu w jakim powinno się ją wystawić, dlatego w tym temacie istnieje dowolność. Jedno jest pewne - należy to zrobić przed wystawieniem głównej faktury. Klient opłacił fakturę pro forma? Pamiętaj, że wiąże się to z koniecznością wystawienia właściwej faktury VAT w terminie do 15. dnia następnego miesiąca.

Faktura pro forma - co powinna zawierać?

Faktura pro forma wygląda jak tradycyjna faktura VAT i może zostać przesłana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przy jej wystawianiu obowiązują dokładnie te same zasady i elementy: 

• numer faktury,

• data wystawienia dokumentu lub wykonania usługi,

• data wymagalności,

• dane wystawiającego fakturę i kontrahenta (imiona i nazwiska/nazwy stron umowy, adresy, numery NIP),

• nazwa towaru lub usługi, liczba/ilość sprzedanego towaru lub zakres wykonywanej usługi,

• cena netto, brutto oraz stawka i kwota podatku VAT,

• rabaty i upusty (jeżeli dotyczy).

Przy wystawianiu faktury proforma należy jednak pamiętać o umieszczeniu właściwego tytułu - “FAKTURA PRO FORMA” lub “PROFORMA”. 

Faktura pro forma a faktura VAT - różnice

Wizualnie oba rodzaje faktur różnią się wyłącznie tytułem. Pro forma ma informować o wyglądzie właściwej faktury VAT, która zostanie wystawiona później, dlatego ważne by zawierała te same informacje.

Najważniejszą różnicę obu rodzajów dokumentów stanowi ich funkcja. Faktura VAT to dokument księgowy, wiążący dla obu stron, który stanowi podstawę do naliczenia podatku. Wystawiłeś fakturę pro forma, a klient nic z nią nie zrobił? Teoretycznie to nic. Pro forma pełni funkcję informacyjną, a jej wystawienie jest niezobowiązujące zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla klienta. 

Często jednak firmy wystawiają i traktują faktury pro forma jako dokumenty zobowiązujące klienta do zapłaty. Dzięki temu nie tworzy się obowiązek podatkowy. Warto jednak mieć na uwadze, że takie działanie może rodzić problemy przy windykacji takiej faktury lub powiadomieniu o należnej zapłacie. Co więcej, nie jest to mile widziane przez organy podatkowe. Dlatego, jeśli traktujesz tak fakturę pro forma, musisz liczyć się z ryzykiem. 

Faktura pro forma - dlaczego warto ją wystawiać?

Faktura pro forma pozwala klientowi zapoznać się z ofertą, jest również zapowiedzią lub propozycją właściwej faktury. Dzięki temu obie strony mogą upewnić się, że wszystkie dane się zgadzają. To także wygodna opcja dla przedsiębiorców w sytuacji, gdy klient wycofa się z transakcji. Oszczędzają wówczas czas na wystawianiu faktury korygującej.

Co ważne, złożenie podpisu przez klienta na fakturze pro forma, oznacza iż staje się ona dokumentem prawnym. Może stanowić przesłankę do dochodzenia należności np. na drodze sądowej. Firmy często korzystają z tego typu faktur, aby zabezpieczyć się przed nieuczciwym zachowaniem nowych klientów. Nabywca opłaca fakturę pro forma, wtedy otrzymuje towar, a przedsiębiorca wystawia właściwą fakturę VAT.

Dzięki swojej funkcji ofertowo-informacyjnej faktura pro forma pomaga terminowo uzyskać płatność, co jest szczególnie ważne dla płynności finansowej Twojej firmy. 

Chcesz, aby klienci płacili w terminie?

Wystawienie faktury to nie wszystko. W Instapay pomagamy zarządzać płatnościami i automatyzujemy procesy, dzięki czemu firmy zyskują czas i oszczędzają środki. W Twojej firmie zdarzają się nieterminowe płatności od klientów? Sprawdź, jak Instapay może Ci pomóc.

Porozmawiaj z nami bez zobowiązań lub zarejestruj się i zyskaj 14 dni na testowanie zupełnie za darmo!