Płynność finansowa w MŚP - jak o nią zadbać i dlaczego jest ważna?

Płynność finansowa w MŚP - jak o nią zadbać? 

Płynność finansowa to podstawa prowadzenia biznesu, pozwalająca na opłacenie bieżących należności w firmie, takich jak: pensje pracowników, najem powierzchni biurowej, zakup towarów, artykułów biurowych, opłaty rachunków etc.

Definicja płynności finansowej jest w miarę prosta - to zdolność przedsiębiorstwa do terminowego regulowania należności za kluczowe, krótkoterminowe zobowiązania. Można uznać więc, że płynność finansowa to podstawa piramidy biznesowej, której mocne fundamenty dają możliwość rozwijania firmy, zwiększenia zysków i przede wszystkim - spokoju. Zapewnienie płynności finansowej, chociaż większości może wydawać się proste - wcale już takie łatwe nie jest. Świadczy o tym fakt, że prawie 90% przedsiębiorców przyznaje, że miało lub ma z płynnością mniejsze i większe problemy. 

Główni wrogowie płynności finansowej

Na negatywną kondycje płynności finansowej ma wpływ wiele aspektów. Wyłączając czynniki wewnętrzne, wynikających głównie ze złych założeń biznesowych czy podejmowanych decyzji, są to głównie czynniki zewnętrzne, tj. faktury z wydłużonym terminem płatności, nieregularne i nieterminowe dokonywanie wpłat przez klientów, problemy z windykacją długu i koszty tego procesu, czasem także nagła rezygnacja z usługi bez podania przyczyny. Wszystkie te sytuacje prowadzą do zachwiania płynności finansowej i zatorów płatniczych w firmie. Przez to, sami nieregularnie dokonujemy wpłat za zobowiązania, co sprawia problem naszym usługodawcom i w taki sposób powstaje błędne koło zatoru płatniczego. 

Płynność finansowa, szczególnie istotna jest w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach. To w nich często jedna lub dwie faktury (bądź regularne wpłaty) pozwalają na utrzymanie firmy na powierzchni. Nadzór i windykacja opłat w terminie jest szczególnie czasochłonny zwłaszcza, gdy nasz model biznesowy opiera się na wielu klientach z relatywnie niewielkimi fakturami, np. biuro księgowe, szkołę prywatną bądź startup typu SaaS. 

Jak ustrzec swoją firmę przed zatorami płatniczymi i zwiekszyć płynność w MŚP? 

O płynność finansową warto zadbać już u podstaw prowadzenia firmy. Fundamentalne sposoby zapewniania płynności finansowej, opracowane juz na poziomie biznes planu najskuteczniej pozwolą firmie zadbać o płynność finansową. Takim sposobem może być np. zawieranie umów, z których jasno wynika, że opłaty poza terminem są wyższe, a zerwanie umowy i tak zobowiązuje do przynajmniej częściowego zwrotu poniesionych kosztów. Czasem jednak, na takie zabiegi jest już za późno. 

W przypadku utraty płynności finansowej przedsiębiorcy często kierują się w stronę pozyskiwania środków zewnętrznych, tj. pożyczka, kapitalizowanie środkami własnymi bądź zastrzyk gotówki od inwestora. To oczywiście sposoby na poprawę bieżącej sytuacji, jednak sięganie po nie w przypadku kłopotów z bieżącą płynnością finansową poprawi sytuacje jedynie chwilowo, ponieważ problemy te, z reguły leżą u podstaw. Jak długoterminowo zadbać o płynność finansową? 

Zbadaj i wylecz firmowy budżet

To pierwszy krok na drodze do płynności finansowej. Zbierz wszystkie koszty i sprawdź, czy nie da się ich zmniejszyć, usprawnić bądź zrezygnować z części z nich. Może niepotrzebnie korzystasz z niektórych programów, posiadasz magazyn jedynie w „razie czego”, bądź firmę możesz prowadzić zdalnie - lecz wciąż upierasz się na korzystaniu z biura. 

Zapewne, jako przedsiębiorca który mierzy się z problemem płynności finansowej, masz to już za sobą. Warto jednak dokładnie jeszcze raz przyjrzeć się wszystkim aspektom prowadzenia firmy, szczególnie tabeli kosztów. Może reklama na którą wydajesz sporą cześć budżetu jest nieskuteczna? Poszczególni pracownicy niewykwalifikowani lub koszt zobowiązań można zmniejszyć poprzez wybranie innego dostawcy usługi? 

W tym wypadku czasem warto skorzystać z zewnętrznego audytu, ponieważ często dostrzega on coś, czego Ty nie widzisz. 

Zadbaj o terminowe regulowanie należności przez klientów

Klienci często nieterminowo regulują należności i nie jest to domena tylko firm wymuszających długi terminem płatności za faktury. Także klienci indywidualni często nie regulują rachunków w terminie, a wynika to często nie tyle z premedytacji, co zwykłego zapominalstwa. Windykowanie takich płatności wiąże się jednak z dyskomfortem windykatora (w małej firmie często samego przedsiębiorcy), a księgowanie wpłat, przypomnienia czy straty niektórych abonamentów to koszty zarówno czasu jak i funduszy. Czas i środki - lepiej niż na windykacje - przeznaczyć na reklamę, pozyskiwanie nowych klientów i rozwój firmy.

O terminowe wpłaty możesz zadbać nagradzając rzetelnych klientów np. zniżką, jeśli zostaną uregulowane przed terminem bądź naliczać odsetki dla notorycznych spóźnialskich. To jednak nie rozwiązuje problemu księgowania należności czy windykacji niereformowalnych. Możesz do tego wykorzystać zewnętrzne oprogramowanie, które pomoże Ci w zarządzaniu finansami w przedsiębiorstwie. 

Przykładowo: w Instapay pomagamy terminowo pobierać płatności dzięki automatyzacji i wprowadzaniu płatności elektronicznych do przedsiębiorstw stacjonarnych. Ułatwiamy także zarządzanie należnościami w firmie. Tu dowiesz się więcej. 

Wykorzystaj nowe technologie

Dynamiczny rozwój technologii sprawił, że powstaje coraz więcej systemów ułatwiających Ci zarządzanie firmą, także pod kątem finansowym. Instapay pomaga przedsiębiorcom zarządzać należnościami, automatyzować ich pobieranie czy windykować nieudane transakcje. Dzięki temu przyspieszamy proces pobierania płatności, zmniejszamy odsetek nieopłaconych należności i koszty windykacji. By usprawnić proces zarządzania firmą możesz korzystać też z automatyzacji mailingów np. w Mailchimp, bądź automatyzować procesy wystawiania faktur. 

Weryfikuj i starannie wybieraj klientów, zwracając uwagę na „koszty alternatywne"

Nasze działania niosą ze sobą zawsze pewien „koszt alternatywny”. Wiadomo, że im więcej klientów przyciągniesz do swojej firmy, tym prawdopodobnie większe będą Twoje zyski. Większe mogą być także kłopoty m.in. z windykowaniem należności. 

Powiedzmy, że posiadasz w portfolio 150 klientów. 50 z nich płaci regularnie, 70 z małym, niezbyt doskwierającym opóźnieniem, a 30 to notoryczni spóźnialscy zalegający z opłatami nawet miesiącami. Nie chcesz ich stracić, to w końcu klienci, jednak kosztują Cię wiele czasu, nerwów i pieniędzy. Strata czasu i nerwów to właśnie koszt alternatywny tych klientów. Możesz nakłonić ich poprzez specjalne systemy do regulowania wpłat w terminie lub zrezygnować z nich i na ich miejsce znaleźć 10 lub 15, którzy będą płacić terminowo. Pozornie wpływy są niższe, ale oszczędności większe. 

Nie ułatwiaj rezygnacji ze swoich usług

Zdarza się, że klienci chcą zrezygnować z usług z dnia na dzień. W przypadku, w którym nie zabezpieczyłeś swojego interesu umową lub nie posiada ona stosowanego zapisu - jesteś na przegranej pozycji. Dlatego zawsze twórz nawet prosty dokument, który zabezpiecza Cię przed taką rezygnacją i zawiera zapisy dotyczące chociaż częściowego pokrycia poniesionych kosztów. Możesz też pobierać np. zaliczki lub całość opłat z góry. To jednak często sprawia, że klienci mniej chętnie korzystają z usług. Dlatego warto rozważyć inne sposoby zabezpieczania się przed niespodziewana rezygnacją (jak np. automatyczne pobieranie opłat, które utrudnia zrezygnowanie z usługi poprzez jej nieopłacenie).

Faktoring - nieidealny, jednak szybki sposób na zastrzyk gotówki 

Faktoring to dobry, jednak nie idealny sposób na szybki zastrzyk gotówki w przypadku prowadzenia firmy B2B. Jednak zupełnie nie sprawdzi się w rozdrobnionych mikropłatnościach, kiedy posiadasz wiele faktur na niskie kwoty. Zakładając jednak że prowadzisz firmę B2B i stanąłeś pod ściana, możesz skorzystać z tej formy finansowania faktur. Wiąże się ona jednak z pewnymi obostrzeniami i kosztami, które sięgają nawet 20% wysokości faktury. Sama usługa w większości przypadków skupia się na finansowaniu faktur z wysokimi kwotami, trudnymi do windykowania lub z długim terminem spłaty. 

Praktycznie nie sposób pozyskać faktoringu na liczne, niskie kwoty. Z tego powodu jest to sposób, który ogranicza różne branże i nie sprawdza się w każdym przypadku. 

Podsumowanie

Dbanie o płynność finansową to proces, który najlepiej budować u podstaw, by móc skupić się na rozwijaniu swojej firmy. Jednak nawet jeśli nie zadbałeś odpowiednio o swoja płynność na początkowym etapie - możesz to zmienić. Dodatkowo, w firmie zawsze znajdą się obszary, które możesz usprawnić. Jeśli zainteresował Cię ten temat i chciałbyś sprawdzić, jak w Instapay możemy pomóc Twojej firmie w zwiększaniu płynności finansowej lub usprawnieniu procesów pobierania należności - napisz do nas lub skontaktuj się telefonicznie. Wspólnie ustalimy, jak najskuteczniej możemy Ci pomóc.