Jak skuteczniej dbać o płynność finansową firmy? Nowoczesne systemy i automatyzacje mogą Ci pomóc.

Płynność finansowa to jeden z kluczowych wskaźników biznesowych. Niestety, według Business Insider aż 82% firm upada ze względu na problemy z płynnością finansową lub niewłaściwym zarządzaniem finansami. Ponad połowa małych i średnich firm wskazuje, że posiada problemy z cash flow, które w dużej mierze wynikają z opóźnionych płatności od klientów, a 34% respondentów wskazuje nawet, że problemy te wpływają na ich własne zobowiązania. 

Na płynność finansową negatywne oddziaływanie mają głównie trzy czynniki: 

• długi proces wytwarzania usługi lub produktu, 

• zbyt czasochłonne cykle sprzedażowe 

• nieefektywne metody pobierania i realizacji należności. 

W wielu przypadkach problem sprowadza się do ostatniego punktu: opóźnień w płatnościach. Jak w praktyce wygląda proces tworzenia zatorów płatniczych i jak wpływa on na płynność finansową?

Jak powstaje problem z płynnością finansową?

Firma X dostarcza produkty lub usługę szybko i sprawnie, jednak kontrahent Y nie płaci, należności podatkowe Firmy X rosną, pensje muszą być wypłacone, firmowe zobowiązania czekają. Często właśnie w taki sposób powstaje zator płatniczy i rozpoczyna się spirala zobowiązań. Nawet 54% firm z sektora MŚP wskazuje, że ma tego typu problem z opóźnieniami w płatnościach (wg BACS, 2020). Co więcej, analiza przeprowadzona przez firmę EY (raport EY: Cash Pro) wskazuje, że około 30% rocznej sprzedaży w firmach jest zablokowana w rozrachunkach należności. Nawet 25% z nich może zostać uwolnione w formie gotówki dzięki wdrożeniu nowoczesnych systemów i automatyzacji procesów realizacji należności.  

Jak zapobiegać utracie płynności finansowej? Mogą w tym pomóc nowoczesne systemy płatności i automatyzacja procesów.

Warto zacząć od monitorowania kondycji finansowej firmy i jej płynności. W tym mogą pomóc odpowiednie systemy (np. Instapay). Następnie, zadbać o realizację usługi i skrócenie procesu sprzedażowego. Wykonanie przelewu za usługę lub produkt leży jednak po stronie kontrahenta. Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia, które można wykorzystać do skrócenia czasu oczekiwania na płatność, usystematyzowania strategii pobierania należności, a następnie jej zautomatyzowania i zwiększenia skuteczności.

Nowoczesne metody płatności i zautomatyzowanie strategii pobierania należności może mieć znaczący wpływ na skrócenie czasu oczekiwania na zapłatę, a jednocześnie nie angażuje zasobów czasowych pracowników. Systemy tego typu automatycznie wysyłają fakturę do klienta, sprawdzają, czy wystawiona faktura została opłacona i oznaczają wpłaty, a w przypadku braku płatności: niezwłocznie rozpoczynają cykl windykacyjny. Często tego typu systemy uwzględniają w funkcjonalności możliwość wysyłania powiadomienia jeszcze przed terminem płatności, dzięki którym zwiększa się wolumen płatności terminowych.

Przy wdrażaniu nowego systemu płatności warto również rozróżnić płatników na dwie grupy: tych, którzy spóźniają się z płatnościami przez zwykłe zaniedbanie lub niedbałe prowadzenie swoich finansów oraz tych, którzy z premedytacją nie opłacają należności (tzw. „bad payers”). 

W przypadku tych pierwszych często wystarczy jedno lub dwa przypomnienia o płatności. Natomiast drudzy wymagają bardziej rozbudowanego systemu windykacyjnego, w którym należy rozważyć m.in. skrócenie terminów płatności dla tego typu kontrahentów oraz dynamicznego reagowania przy opóźnieniach, co bywa kłopotliwe w przypadku manualnego nadzoru. 

To nieprawda, że klienci nie chcą otrzymywać powiadomień! 

Wbrew pozorom płatnicy całkiem dobrze reagują na przypomnienia. W natłoku obowiązków pomagają one wypełnić zaciągnięte zobowiązania. Wg Badań ERIF ponad 80% badanych wskazało e-mail i SMS jako najwygodniejsze formy przypomnienia im o zaległych płatnościach. W Instapay można ustawić dowolną sekwencję składającą się właśnie z takich przypomnień i dostosować ich treść do odbiorcy. 

Nie bez znaczenia jest także dynamika reakcji na opóźnienia w płatnościach. W przypadku płatności opóźnionych o 60 dni prawdopodobieństwo, że nigdy nie zostaną one opłacone wzrasta o ponad 50% w stosunku do mniej przeterminowanych długów. Płatności opóźnione ponad 90 dni charakteryzują się niskim odsetkiem polubownych spłat, bez angażowania trybów wezwań przedsądowych lub faktoringu. Z tego powodu nie należy dopuszczać do powstania tak przeterminowanych należności i wdrożyć jasny, dynamiczny proces pobierania należności. 

Nowoczesne systemy pomagają nie tylko klientom, lecz także pracownikom

Ciągły nadzór nad płatnościami, ręczne powiadamianie i odznaczanie płatności jest jednak czasochłonne, i może mieć negatywny wpływ na pracowników. Wg. raportu „Czy Polacy doświadczają kryzysu zawodowego?” przeprowadzonego przez interview.me (2021), ręczne, nieefektywne i powtarzalne prace frustrują około 79% pracowników. Systemy automatyzujące te obowiązki wydają się zatem dobrym rozwiązaniem. Pomogą zadbać o płynność finansową i uwolnić nie tylko zamrożona gotówkę, lecz także zasoby czasowe pracowników.  Instapay pomaga zautomatyzować powtarzalne prace i uwolnić czas pracowników. 

Nowoczesne metody płatnicze pomagają w utrzymaniu płynności finansowej

W całej strategii „money collection” istotny jest również dobór udostępnianych metod płatności. Aż 44% Polaków przyznaje, że przynajmniej raz w tygodniu płaci kartą płatniczą w sposób zbliżeniowy, a 70% z nich oczekuje od firm nowoczesnych, bezpiecznych i wygodnych form płatności. Udostępniając klientom metodę płatności typu pay by link lub przekonując ich do płatności subskrypcyjnych (poprzez system zautomatyzowanych kart płatniczych) można dodatkowo zwiększyć wolumen terminowych płatności i przeciwdziałać opóźnieniom w płatności za usługi. Wygodne realizowanie płatności wspiera nie tylko płynność finansową, lecz także poprawia wizerunek firmy oraz odpowiada na oczekiwania klientów. Również te ułatwienia możesz wdrożyć bezpośrednio na platformie Instapay. 

Aktualnie rozwija się także wiele nowych rozwiązań płatniczych, które pomagają zadbać o płynność finansową firmy. Pojawiają się np. systemy typu „Scan and Pay”, które umożliwiają szybsze i wygodniejsze opłacanie zakupów bez stania w kolejkach w sklepach stacjonarnych czy skanowanie i szybkie opłacanie faktury przez QR kody. Warto zainteresować się tymi metodami, ponieważ ich wdrożenie teraz lub w przyszłości może nieść szereg korzyści dla firm. 

Podsumowanie 

Dbanie o płynność finansową należy rozpocząć od:

• usystematyzowania wewnętrznych procesów, 

• automatyzacji w.w procesów w celu zwiększenia efektywności, 

• przygotowania odpowiedniej komunikacji skierowanej do klientów,

• zadbania o dostarczenie klientom oczekiwanych metod płatności. 

Warto opracować kompleksową strategię, która obejmuje wszystkie zespoły i procesy odpowiedzialne za rozliczanie, przypominanie, windykowanie i księgowanie wpłat. Adresując wszystkie te aspekty, firma złapie finansowy oddech i poprawi swoją płynność. 

Potrzebujesz pomocy w usprawnieniu finansów firmy? Nie wiesz od czego zacząć? Umów bezpłatne, niezobowiązujące demo Instapay, w którym pokażemy Ci jak nasz system pomoże Twojej firmie i jak wspólnie możemy zadbać o Twoje cash flow.