Czy w małych i średnich firmach opłaca się automatyzacja pracy?

Wiele małych i średnich firm błędnie myśli, że automatyzacja pracy i procesów to domena dużych, rozwiniętych firm technologicznych. To tylko częściowo prawda. Te firmy po prostu wiedzą, jak dużą wartość ma automatyzacja i w tym tkwi ich przewaga.

W małych firmach o bardziej ograniczonych zasobach, automatyzacja może przynieść jeszcze więcej korzyści i przyspieszyć rozwój. W końcu - mają ograniczone zasoby, więc powinny wykorzystywać je najefektywniej, jak to tylko możliwe.

To właśnie dzięki automatyzacji firmy zwiększają efektywność działań. Jak? Automatyzując powtarzalne, ręczne procesy odzyskują masę czasu pracowników i managerów. Uwolniony czas mogą oni poświęcić na bardziej kreatywne zajęcia, co przekłada się na wzrost zysków. Zmniejszają się jednocześnie ponoszone koszty i uwalniają zasoby. Dzięki temu firmy szybciej, sprawniej i lepiej się rozwijają i oferują klientom lepsze usługi i produkty.

Małe i średnie firmy w porównaniu do dużych maja znacznie mniejsze środki na rozwój. To właśnie dlatego powinny dużą uwagę poświęcić poprawie płynności finansowej (ang. Cash Flow) i automatyzacji procesów związanych z finansami, by uwolnić do tej pory „zamrożone” środki.

Czy automatyzacja jest trudna?

Na szczęście nie zawsze. Automatyzacja procesów w firmie często wymaga pracy głównie w „głowie przedsiębiorcy”. Musi on przestawić swoje podejście i zacząć myśleć inaczej. W samym wdrożeniu procesów automatyzacji często pomagają firmy specjalizujące się w tego typu rozwiązaniach. W Instapay pomagamy firmom automatyzować procesy finansowe i wspieramy naszych klientów na każdym etapie wdrożenia systemu. Z tego powodu maksymalnie łatwo zacząć korzystać z Instapay i bardzo szybko można poczuć różnicę w komforcie codziennej pracy.

Czy automatyzacja jest kosztowna?

Automatyzacja linii produkcyjnej na pewno wymaga dużego nakładu finansowego. Jednak automatyzacja pracy i procesów w firmie związana z podstawowymi czynnościami, jak: obiegiem dokumentów, czy wysyłki powiadomień oraz przypomnień, które zabierają nawet kilkanaście godzin w miesiącu to koszt rzędu kliku dziesięciu złotych miesięcznie. Co to znaczy? Za kilkadziesiąt złotych miesięcznie możesz odzyskać czas, który poświęcisz na coś zupełnie innego. To podwójna korzyść.

Dlaczego warto automatyzować procesy niezależnie od wielkości firmy?

Automatyzujesz? Przyspieszasz!

Małe i średnie firmy, które mają ograniczone zasoby czasu mają tym samym mniejsze możliwości. Rozwijają się wolniej oraz zarabiają mniej od większych i bogatszych przedsiębiorstw. Jak dorównać komuś, kto ma większe możliwości? Automatyzując swoją pracę.

Dzięki automatyzacji firmy uwalniają zamrożony czas i zwiększają swoją efektywność operacyjną. Oszczędzone godziny można poświęcać na strategiczne działania, a podstawowa praca i tak zostanie wykonana. Automatyzacja pozwala szybciej się rozwijać, dostarczać lepszą jakość usług, co w efekcie przekłada się na wyższe zyski.

Nie automatyzujesz? Pomagasz konkurencji

Nie chcemy przesadnie straszyć, lecz wkrótce firmy, które nie zaczną automatyzować procesów będą miały problem z utrzymaniem się na rynku. Dzięki temu, że automatyzacje i usprawnienia pracy są coraz tańsze i bardziej dostępne, większość firm będzie automatyzować maksymalną ilość zadań i procesów.

Wyobraź sobie, że Twoja konkurencja oferując wysoką jakość usług automatycznie obsługuje cały proces płatności od wystawienia faktury po pobranie płatności i po sprzedażową obsługę klienta. Do tego w jego firmie obieg dokumentów odbywa się automatycznie i duża część działań reklamowych również jest zautomatyzowana. A Ty? Wciąż wszystko robisz ręcznie. Kto w takiej sytuacji ma więcej czasu, by dopracowywać produkty, budować relacje i dbać o jakość usługi? Właśnie.

Oszczędzasz masę czasu

Jest taka zasada, że 80% prac, które wykonujemy odpowiada jedynie za 20% uzyskiwanych korzyści, natomiast pozostałe 20% prac odpowiada za 80% rezultatu. Te pierwsze 80 to często „zjadacze czasu”, zadania czasochłonne, nieefektywne, które trzeba wykonać, jednak nie przynoszą wielu korzyści. Są jednak niezbędne. Właśnie takie zadania w firmie należy zautomatyzować, by uwolnić czas i zaangażować go w najważniejsze prace.

Automatyzacja sprawia, że uwalniasz wiele godzin, które do tej pory były marnowane. Całą resztę zrobią za Ciebie roboty, bo to one powinny być… od roboty. Instapay pozwał oszczędzić kilka godzin pracy na sprawdzaniu statusów, powiadamianiu o płatnościach, dzięki czemu czas oszczędza często kilka osób w całej firmie. Księgowa nie musi powiadamiać o nieopłaconych fakturach, Ty nie musisz wchodzić na konto bankowe i tego potwierdzać, a dział obsługi nie musi powiadamiać klienta o należnościach.

Poprawiasz jakość obsługi

Automatyzacja pracy pozwala ujednolicić jakość obsługi i komunikację wstępną z klientem. Aktualne rozwiązania pozwalają na dużą personalizację komunikatów. Klienci szybko otrzymają niezbędne informacje, podziękowania lub instrukcję, a wielu z nich może nawet nie zorientować się, że są to maile systemowe.

Jak to działa? Na przykład w Instapay powiadamiamy klientów o opłatach w ustalonych sekwencjach powiadomień, które wraz z rozwojem procesu dostosowują komunikat. Wszystko odbywa się w pełni automatycznie. Przypomnienia o płatnościach wysyłane systemowo mają też wpływ na budowanie relacji: zwalniają Opiekuna Klienta z nieprzyjemnych rozmów i może on skupić się na budowaniu relacji z klientem i nie jest utożsamiany z ponagleniami o płatności.

Podsumowanie

Automatyzacja zdecydowanie opłaca się każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Pozwala oszczędzać czas i poprawić efektywność. Coraz więcej firm wdraża automatyzacje różnych procesów a firmy, które nie automatyzują zostają w tyle. Co więcej, małe firmy mogą podwójnie skorzystać na wdrożeniu automatyzacji, dzięki uwolnieniu zasobów zamrożonych w ręcznych procesach.

Chcesz zacząć automatyzować procesy w swojej firmie? Umów się na darmową konsultację Instapay klikając w TEN LINK, by wspólnie z nami sprawdzić możliwości automatyzacji w Twojej firmie.