3 najczęstsze błędy w powiadamianiu o płatności popełniane przez firmy. Które z nich dotyczą Ciebie?

Są błędy, które mają negatywny wpływ na płynność finansową, powodują frustrację i sprawiają, że firma rozwija się wolniej. Na pozór czasem wydają się błahe, przez co są lekceważone, bo przecież: tak jest od dawna i jakoś jest. Niestety, w konkurencyjnych czasach „jakoś”, a nie „jakość” może nie wystarczyć.

Jakie są najczęstsze błędy w powiadamianiu o płatności i jak wprowadzić szybkie zmiany, by zobaczyć znaczącą poprawę? Podpowiadamy.

1. Nieinformowanie klienta o nadchodzącym terminie płatności

Firmy często uważają, że wysyłanie informacji o płatności przed terminem wymagalności to nadgorliwość. To nie do końca prawda. Klienci, tak samo jak wszyscy inni ludzie mają wiele na głowie. Wielu z nich, z powodu natłoku obowiązków może po prostu zapomnieć o płatności. Co więcej, wysyłając powiadomienie jeszcze przed terminem zwiększamy szansę, że klienci zapłacą nam szybciej, co pozytywnie wpływa na płynność finansową. Zwlekając i informując o płatnościach dopiero po terminie - na własne życzenie opóźnia się wykonanie płatności.

Dobrze skonstruowane powiadomienie przedterminowe nie tylko przypomni klientowi o nadchodzącej płatności, lecz może pokazać pro kliencką postawę i wysoką jakość obsługi. Klient doceni, że Twoja firma dba o jego czas i „spokojną głowę”.

Jak napisać takie powiadomienie? Poniżej przykład:

Przykład:

Dzień dobry Panie Kowalski,

Kontaktujemy się z Panem w związku z rachunkiem za [Tytuł Usługi] w kwocie 270 zł, którego termin płatności upływa jutro.

Wiemy, że ma Pan wiele obowiązków związanych z prowadzeniem firmy Kowalski Enterprise, dlatego nie chcemy, żeby dodatkowo zaprzątał Pan sobie głowę terminami płatności.

Żeby oszczędzić Pana czas, poniżej przesyłamy wszystkie informacje dotyczące płatności, które ułatwią dokonanie wpłaty teraz lub w terminie wymagalności:

Tytuł płatności: [Wpisz tytuł płatności]\
Kwota: Podaj kwotę płatności
Nr konta bankowego do wpłaty: Podaj numer konta bankowego

Dodatkowo w załączniku przesyłamy kopię faktury.

Dziękujemy, że wybrał Pan nasze usługi
Imię z Firmy

Tak skonstruowane powiadomienie pokazuje, że dbasz o czas klienta, o swoje finanse i jakość współpracy. Dodatkowo - podanie dokładnych danych do przelewu - takich jak tytuł, ułatwi Ci zarządzanie statusami płatności. W Instapay przygotowaliśmy dla klientów szereg automatycznych i skutecznych przypomnień, które mogą wykorzystać w budowaniu swojej strategii money collection.

2. Zwlekanie z powiadomieniem o braku płatności

Często przedsiębiorcy zwlekają z powiadamianiem o przeterminowanych płatnościach. To niekorzystnie odbija się na terminach płatności, a w połączeniu z brakiem przypomnień przed terminem potrafi naprawdę znacząco wydłużyć proces otrzymania należności.

Wg. Badań ERIF ponad 80% badanych wskazało e-mail i SMS jako najwygodniejsze formy przypomnienia im o zaległych płatnościach. Większość zaległych faktur jest najczęściej opłacana po drugim lub ostatecznie trzecim przypomnieniu. Z tego powodu - zwlekając z wysłaniem przypomnienia odwlekamy termin płatności. W przypadku szybkiej reakcji na opóźnienia wzrasta prawdopodobieństwo opłaty. Te płatności, które są przeterminowane o ponad 60 dni mają największe prawdopodobieństwo, że nigdy nie zostaną opłacone.

Jak najlepiej powiadamiać o płatnościach? Sugerujemy powiadomienie 3 dni przed płatnością, w dniu płatności oraz już 1-2 dni po terminie i ok. 5-7 dni. Później należy zdefiniować płatność jako dług i ułożyć odpowiednią strategię jego odzyskiwania. Mogą w tym znacząco pomóc już zdefiniowane i przetestowane automatyczne sekwencje powiadamiania Instapay, które służą  odzyskiwaniu płatności.

3. Strach przed byciem nadgorliwym i brak strategii pobierania płatności

Przedstawiciele firm, pytani dlaczego nie wysyłają lub zwlekają z wysłaniem powiadomienia najczęściej wskazują, że „nie chcą być nadgorliwi i szkodzić relacji” oraz „nie lubią tych rozmów i są one nieprzyjemne”.

Oczywiście, rozmowy o płatnościach, szczególnie tych po terminie nie są przyjemne, jednak konieczne. Im lepsze powiadamianie o płatności i strategia zbierania wpłat - tym mniej takich rozmów. A odpowiednia konstrukcja komunikatu może wręcz pozytywnie odbić się na relacji. Oczywiście dotyczy to tych płatników, którzy nie opóźniają płatności zbyt długo i często.

Zdarzają się także klienci, którzy nagminnie spóźniają się z opłatami i stosują wydłużone terminy spłat. Niestety, takie sytuacje mają miejsce. Nie można wtedy mówić o dobrze zbudowanej relacji z klientem, dlatego powinna ona zejść na drugi plan. Wciąż przy zachowaniu pełnego profesjonalizmu, jednak warto zdecydowanie przypominać o opóźnieniu w płatności. Płatność za wykonaną usługę po prostu nam się należy i nie ma się czego wstydzić.

W tym wypadku niezbędna będzie jednak strategia pobierania płatności, które obejmuje wszystkie procesy jeszcze przed wystawieniem faktury, przez jej wysłanie do klienta aż po informowanie o płatności i zbieranie zaległych wpłat. Firmy pracują nad strategiami sprzedażowymi, marketingowymi i zapominają o strategii money collection, która jest istotną częścią strategii finansowej. Przypomina to sytuację, w której rolnik zasiał i pielęgnował plony, zdobył na nie środki, a następnie nie miał pomysłu jak je zebrać i robił to po omacku. Czasem w nocy, czasem w południe.

Powiadomienia o płatności to wrażliwy obszar w każdej firmie. Ich zaplanowanie, wysyłanie, egzekwowanie i skuteczne realizowanie zajmuje dużo czasu. Jest jednak jednym z kluczowych procesów.

Można go zautomatyzować i usprawnić, co pozytywnie odbija się na płynności finansowej i relacjach z klientem. Firmy odzyskują środki szybciej, mają więcej czasu na realizowanie usług, dzięki czemu są one wyższej jakości, a pracownicy mogą poświęcić czas na obsługę klienta, a nie jego płatności.

W Instapay pomagamy zarządzać płatnościami, automatyzujemy procesy i ułatwiamy pobieranie płatności online, dzięki czemu firmy zyskują czas i oszczędzają środki. W Twojej firmie zdarza się wysyłać przypomnienia o płatności? Sprawdź, jak Instapay może pomóc Ci skuteczniej przeprowadzić ten proces. Porozmawiaj z nami bez zobowiązań!