4 typowe wyzwania dla zespołów finansowych, które pokonasz przy pomocy automatyzacji.

Twój zespół finansowy każdego dnia mierzy się z różnymi wyzwaniami. Ręczne wykonywanie zadań związanych z płatnościami jest czasochłonne i podatne na błędy. Często wiąże się też z niską produktywnością oraz niezadowoleniem pracowników. Zespoły finansowe muszą zmagać się z nieterminowymi klientami, a brak skutecznych narzędzi do windykacji nie ułatwia im zadania. 

Wszystkie te problemy można rozwiązać i ułatwić pracę swoim ludziom. Jak? Odpowiedzią jest automatyzacja. 

Automatyzacja procesów i pracy biurowej zrewolucjonizowała funkcjonowanie firm na całym świecie. Również w zarządzaniu płatnościami.

Oto problemy, przed którymi stoi wiele zespołów finansowych oraz powody, dla których automatyzacja może pomóc je rozwiązać:

Nieefektywne i kosztowne działania w zakresie odzyskiwania należności 

Szacuje się, że prawie 25% czasu pracy typowego pracownika z działu finansów jest marnowana na zadania, które powinny zostać zautomatyzowane (AP AUTOMATION TRACKER MAY 2022). Spędza on więcej czasu na przetwarzaniu transakcji niż na zadaniach, do których rzeczywiście został zatrudniony. Przez większość dnia wykonuje ręczne, powtarzalne procesy, takie jak:

• wprowadzanie danych faktur, 

• poprawianie błędów, 

• wyszukiwanie informacji,

• odpowiadanie na telefony i e-maile od dostawców oraz interesariuszy dotyczące statusu płatności. 

Dla firmy oznacza to duże straty, nie tylko finansowe. Narzędzie do obsługiwania procesów płatności jest w stanie pracować całą dobę. Wykonuje powtarzalne zadania o wiele szybciej niż nawet najbardziej wykwalifikowany pracownik. Dzięki czemu w tym czasie on może robić inne ważne zadania, wymagające np. kreatywnego myślenia, czego maszyna za niego nie zrobi.

W czasach, kiedy trudno o dobrego pracownika, automatyzacja obsługi należności pozwala uniknąć problemu związanego z rekrutacją. Znalezienia wykwalifikowanego personelu nie jest proste. Dzięki digitalizacji procesów, automatyzacja ułatwia również pracę zespołów finansowych, które coraz częściej działają w trybie hybrydowym i zdalnym. Pracownicy doceniają taką pomoc i wykorzystywanie skutecznych narzędzi. 

Im dłuższe zwlekanie z płatnością za fakturę, tym mniejsza szansa na odzyskanie należności

Czy wiesz, że klienci niepłacący na czas stanowią już problem dla blisko 80% firm w Polsce? Odpisywanie nieściągalnych długów przynosi pewne korzyści podatkowe, ale nadal ma to negatywny wpływ na wyniki finansowe firmy i jest znacznie mniej opłacalne niż efektywne pobieranie płatności. Co gorsza, zespoły ds. finansów poświęcają dużo czasu na zadania, które składają się na proces ściągania należności. 

Co więcej, im dłużej faktura nie zostanie zapłacona, tym mniejsze szanse, że klient ureguluje należność. Tak prezentują się statystyki dotyczące ściągalności długów*:

• Po upływie 90 dni firmy mają 69,9% szans na odzyskanie płatności.

• Po upływie 180 dni firmy mają 52,1% szans na odzyskanie kwoty.

• Po upływie 365 dni to już tylko 22,8% szans.

Te liczby sugerują, że im szybciej firmy zajmą się płatnościami, tym lepiej. Automatyzacja ułatwia zespołom finansowym szybkie reagowanie na opóźnienia i prowadzenie skutecznej strategii rachunkowej. Dzięki profesjonalnej komunikacji i budowaniu relacji opartej na zaufaniu, klienci są bardziej skłonni płacić na czas.

Błędy w danych 

Microsoft Excel to pierwsza próba automatyzacji obsługi należności i digitalizacji zadań związanych z płatnościami. Automatyzuje proces obliczania danych, ale ma wiele wad - jest bardzo podatny na błędy ludzkie, które zwykle występują podczas wprowadzania informacji.

W miarę powiększania się ilości danych w pliku, skomplikowanie rośnie a czas potrzebny na obsługę arkuszy kalkulacyjnych również się zwiększa. Dotyczy to zarówno programu Microsoft Excel, Arkuszy Google, jak i innych alternatyw. Ponadto arkusze kalkulacyjne z kilkoma kolumnami nie renderują się dobrze na mniejszych ekranach, takich jak smartfony i tablety. To może znacznie zmniejszyć komfort pracy.

Nowoczesne narzędzia, takie jak Instapay, eliminują te problemy, pobierając dane bezpośrednio z systemów do faktur i bankowości. Następnie umożliwiają ich analizowanie na przejrzystym pulpicie nawigacyjnym, dzięki czemu możesz skuteczniej podejmować decyzje o rozwoju Twojej firmy.

Niesatysfakcjonująca obsługa klienta

W ciągu ostatnich kilku lat firmy coraz częściej zwracają uwagę na znaczenie pozytywnych doświadczeń klienta. Obecnie wykraczają one już poza sam proces sprzedaży czy np. sposób, w jaki firmy rozpatrują reklamacje. Ważną rolę pełni również proces płatności. Im mniej problemów doświadczają klienci przy płaceniu za produkt czy usługę, tym większe prawdopodobieństwo, że zapłacą na czas i wrócą po więcej.

Doświadczenie klienta z korzystaniem z usług czy produktów danej firmy, również znacząco wpływa na jego lojalność. Czasy, kiedy klienci pozostawali lojalni z wygody lub samozadowolenia już dawno minęły. Teraz przechodzą do konkurencji szybko i często wystarczy im do tego nawet najmniejsza niedogodność.

Firmy mogą znacznie zmniejszyć straty, zapewniając płynne procesy fakturowania i płatności. Ułatwia to automatyzacja procesów, dzięki np. aplikacji ułatwiającej klientom dokonywanie płatności. Mogą oni zalogować się na swoje konto i z łatwością zarządzać płatnościami, bez konieczności dzwonienia lub wysyłania wiadomości e-mail.

Zautomatyzowana strategia powiadamiania o należnościach może również zdziałać cuda, jeśli chodzi o poprawę zadowolenia klientów. Otrzymywanie powiadomień jest lepiej odbierane, ponieważ odczytuje się je jako standardową procedurę biznesową. Automatyzacja powiadomień przypominających eliminuje również ryzyko, że Twój pracownik napisze wiadomość np. pod wpływem negatywnych emocji, co dla Twojej firmy może okazać się bardzo kosztowne.

Podsumowanie

Technologia stworzona do skutecznego monitorowania płatności, to coś więcej niż sposób na zautomatyzowanie prostych zadań. Nowoczesne narzędzia pomagają firmom zwiększyć bazy klientów i rozwijać działalność firmy. Ciągły wzrost i inne korzyści związane z automatyzacją należności sprawiły, że takie oprogramowanie stało się niezbędnym elementem strategii biznesowych.

Szukasz sposobów na zwiększenie wyników finansowych i poprawę obsługi klienta? Technologia automatyzacji może być brakującym elementem układanki dla Twojej firmy. 

Instapay, ułatwia Twoim klientom dokonywanie płatności, zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym, zapewnia lepszą obsługę klienta. 

Zarejestruj się bezpłatnie lub umów się na konsultację z naszym ekspertem i przetestuj możliwości Instapay przez 14 dni zupełnie za darmo!

*https://gaviti.com/common-challenges-faced-by-a-r-teams-that-can-be-overcome-through-automation/