Śledzenie przeterminowanych faktur - nadal korzystasz z arkuszy Excela?

Firmy często wystawiają dziesiątki, setki, a nawet tysiące faktur miesięcznie. Przy takiej ilości łatwo o opóźnione płatności. Nadążanie za nieterminowymi klientami stanowi wyzwanie. Utrudnieniem mogą być narzędzia, które nie nadają się do skutecznego monitorowania płatności. Zwykłe oprogramowanie do fakturowania i inne programy księgowe często nie umożliwiają przedsiębiorcom automatycznego zarządzania finansami. Dlaczego?

Narzędzia te nie są przeznaczone do rozwiązywania tego typu problemów. Z powodu braku odpowiednich programów, 60% firm B2B* korzysta z arkusza kalkulacyjnego Excel, aby monitorować faktury i płatności swoich klientów. Excel to rozwiązanie, które ma tę zaletę, że daje sporo możliwości niewielkim kosztem. Jego ograniczenia szybko jednak stają się widoczne, a koszty opóźnień i niskiej efektywności przewyższają koszty specjalistycznego oprogramowania. Często znacząco. 

Jak można wdrożyć lepsze systemy, aby zmniejszyć liczbę niezapłaconych faktur i szybciej odzyskać pieniądze? Oto kilka wskazówek, których należy przestrzegać oraz skuteczna alternatywa dla programu Excel.

Jeśli naprawdę chcesz lub musisz korzystać z przestarzałych tabelek Excel, podpowiadamy jak wykorzystać je najlepiej. 

Najwygodniejszy sposób wykorzystania arkusza kalkulacyjnego to użycie np. gotowych szablonów, stworzonych specjalnie do wprowadzania informacji o fakturach i płatnościach. Musi zawierać wszystkie potrzebne dane:

• numer faktury,

• ID klienta,

• nazwa klienta,

• kwota do zapłacenia,

• data wystawienia,

• termin płatności,

• status płatności.

Ważne, aby utworzoną tabelę aktualizować na bieżąco. Pracowanie na aktualnych danych jest konieczne do prawidłowego kontrolowania finansów. 

Program Excel daje możliwość współtworzenia jednego pliku przez wiele osób, dzięki czemu nad danymi o płatnościach może pracować cały zespół. Jest to popularne narzędzie, a wiele firm korzysta z jego możliwości. Przedsiębiorców zachęcają również niskie koszty takiego rozwiązania, a arkusze kalkulacyjne przydają się przecież w różnych sferach działalności firmy. 

Niestety, jeśli chodzi o monitorowanie płatności, możliwości Excela mogą być zbyt ograniczone. Dlaczego?

Ograniczenia Excela

Bez dostępu do danych na żywo czy odpowiednich narzędzi, śledzenie należności i zaległych faktur jest zadaniem czasochłonnym, i powtarzalnym. Wymaga stałego nadzoru i aktualizacji. Samo się nie zrobi. Zmniejsza to również produktywność zespołu finansowego, który jest znudzony nieciekawą i powtarzalna pracą.

Niestety Excel ograniczenia ostatecznie nie ułatwiają procesu zarządzania płatnościami w wystarczającym stopniu. 

Wymagana ręczna aktualizacja danych

Tabela w arkuszu kalkulacyjnym, która nie jest konsekwentnie aktualizowana, może prowadzić do szeregu nieprawidłowości i błędów: 

• zapominanie o wysłaniu przypomnienia o płatności za fakturę, 

• upominanie się o już opłacone faktury, 

• żądanie nieprawidłowych kwot.

Ponadto monitorowanie płatności często wiąże się ze współpracą między kilkoma zespołami (finansami, sprzedażą, a nawet wyższym kierownictwem). Wymaga to od członków zespołu doskonałej koordynacji. Używanie w tym celu arkuszy kalkulacyjnych może być dość frustrującym doświadczeniem. Jeśli Twój zespół nie wie, kto jest odpowiedzialny za jaką czynność, nie będzie w stanie działać w sposób zsynchronizowany i skuteczny. A to ważne, aby prawidłowo zarządzać procesem monitorowania i egzekwowania płatności.

Arkusz kalkulacyjny nie powiadomi Cię o stanie faktury

Korzystanie z Excela oznacza brak powiadomień o stanie faktury. Nie masz pewności czy klient już zapłacił i tracisz czas na ręczne sprawdzanie czy płatność została dokonana. Wpływa to na wydłużenie procesu, spadek produktywności i efektywności pracy całego zespołu finansowego. Nie wspominając o stracie czasu.

Brak dostępu do czytelnych danych

Aby się rozwijać, Twoja firma potrzebuje skutecznych i efektywnych analiz. Przetwarzając dane o płatnościach jesteś w stanie skutecznie kontrolować finanse swojej firmy. Przez swoje ograniczenia, tabelki w Excelu nie dostarczą kompletnych raportów w czasie rzeczywistym. Potrzebne są rozwiązania automatyzujące proces monitorowania płatności i ułatwiające analizę zebranych danych. 

Jak wdrożyć lepszy system monitorowania płatności?

Poznaj Instapay - narzędzie do śledzenia płatności i powiadamiania klientów o zaległościach. Umożliwia zespołom finansowym odzyskanie kontroli nad należnościami i ułatwienie ich cyfrowej transformacji. Oto dlaczego nasi klienci polecają Instapay:

Lepsze pobieranie płatności

Instapay pomoże zapewnić Twojej firmie systematyczny przepływ finansów - dzięki systematycznym i spersonalizowanym przypomnieniom klienci zapłacą szybciej. 

Automatyzacja zadań

W Instapay wszystkie potrzebne dane automatycznie aktualizują się w jednym miejscu, bez zbędnej pracy manualnej. Zapomnisz o sprawdzaniu statusu płatności. System ułatwi łączenie faktury z płatnościami i poinformuje Cię o finansach.

Przejrzysty panel analityczny

Instapay ułatwia analizę danych i podejmowanie kluczowych decyzji. Pozwala Ci mierzyć skuteczność swoich działań w przystępny sposób, dzięki wizualizacji danych w czasie rzeczywistym. 

Pożegnaj się z arkuszem kalkulacyjnym i zdigitalizuj proces monitorowania płatności dzięki Instapay. Umów się na bezpłatną konsultację lub zarejestruj się, a otrzymasz 14 dni okresu próbnego zupełnie za darmo!

*https://upflow.io/blog/ar-collections/following-up-unpaid-invoices-excel-free-template